財務経理の業務改善の進め方

２．業務改善のプロセス

このように経理業務は見えにくく評価しづらいからと言って、業務改善を諦めるわけにはいかないので、ではどのように経理業務を改善して行けばいいかのプロセスを示すと次のようになります。

経理業務に限らず業務改善は通常、大きくは、1.業務の可視化、2.業務の定量化、3.課題・問題の特定、4.解決策の策定・導入、の流れになり、それぞれ、

1.業務の可視化：現状の業務内容を棚卸しすること
2.業務の定量化：それぞれの業務内容について工数(時間)を算出すること
3.課題・問題の特定：現状の姿とあるべき姿のギャップ＝問題点、を把握すること
4.解決策の策定・導入：現行プロセスを前提とした改善と、プロセスそのものを再構築する改革

ということになります。

業務は放っておけば、自然と増えるものです。例えば上司が変わると要求する資料が変わる、制度が変わり新たな資料の作成が求められる、担当者の引継ぎの中で、伝言ゲームのように当初の最短だったプロセスが遠回りなプロセスに代わってしまう、監査の厳格化に伴い監査対応の時間が増える、等その原因を挙げるときりがありません。

そこで、業務効率化の第一のステップとして、現状どのような業務を行っているかを改めて棚卸し、適切に現状を把握をすることから始める必要があります。
業務の棚卸は自己申告による方法もありますが、合わせて担当者が業務上支障があると感じていることも情報として有用ですから、経理業務全体の経験と知識を有するものが、個々の担当者にインタビューしてまとめて行く方が望ましいです。

業務効率化のステップの2番目は、棚卸して把握した業務について、工数＝実際の作業時間を算出することです。その目的は、全ての業務を一度に改善できるわけではないので、工数の多い業務から手を付けた方が改善効果は高いため、改善の優先順位を付けるためです。
そして業務上の課題、問題を特定し、解決策を考えて行くわけですが、その際の視点として、次の8つのポイントで現行業務を見極めると整理しやすいです。

「廃止」…現行の成果物をやめる、作業をやめる、チェックをやめる
「削減」…現行の成果物のボリューム、頻度、細かさ、例外処理を減らす
「容易化」…情報の入手し易さ、判断のし易さ、後戻りしない仕組みにする
「標準化」…ルール化、ミスの起こりにくい仕組み、ルーチン業務にする
「計画化」…前倒し実施、集中化、作業時間の短縮、他部署等との連携
「分業化」…スキル・経験による最適配置、業務量の平準化、外注化
「同期化」…重複資料の統一、関連業務の集約、ワークシートの統合
「自動化」…単純業務に関するExcelの関数・マクロの活用、システムの導入

どの業務も基本的に上記の8つの観点で課題がないかを検討し、課題があれば改善が期待できることになります。