【会計コラム】電子データの保存上の留意点

ビズサプリグループの庄村です。

令和３年度の税制改正で、令和４年１月１日より電子取引で受領した電子データについては書面でプリントアウトした紙データは電子帳簿保存法の要件を満たすことができなくなるため、多くの会社では、対応に追われたことと思います。

しかし、まだ対応が進んでいない会社や、税制改正を十分に認知していない会社もあり、令和４年度税制改正大綱において、令和５年１２月３１日までの２年間は引き続き、電子データを印刷した書面の保存が可能となりました。

今回のコラムでは、２年間の猶予の間に検討しなければならない電子データの具体的な保存方法をテーマとしていきます。

1．電子データ保存の種類と電子文書保存の留意点

電子帳簿保存法では電子データ保存を３つのパターンで区分しています。

① 電子文書保存：電子的に作成した帳簿・書類をそのままデータ保存する方法
② スキャナ保存：紙で入手・作成したデータをＰＤＦなどの画像データで保存する方法
③ 電子データ保存：電子的に授受した電子データをそのまま保存する方法

①でいう電子文書は、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳などの帳簿や書類が対象文書となります。これらの文書はもちろん紙保存もできますが、会計システムのデータをそのまま保存することもできます。仕訳帳や総勘定元帳などをいちいち紙で打ち出す必要がないので、資源にもやさしいし、実務上の煩雑さも軽減されます。

なお、電子文書として認められるといっても、最初から一貫して会計システムなどを使用して作成した帳簿や書類は対象となりますが、紙で作成した帳簿や書類をスキャンした書類は電子文書として認められませんので、ご留意ください。

2．スキャナ保存の留意点

令和３年度の税制改正で、承認制度や受領者による自署の廃止、タイムスタンプ付与期間の短縮化など、スキャナ保存制度の要件が抜本的に緩和されたため、強制適用ではないものの、積極的にスキャナ保存を導入した会社や導入を検討している会社も多いと思われます。

ここで、スキャナ保存制度は、紙による保存に代えて一定の要件を満たした場合は、スキャン文書による保存を認めた制度です。　

スキャンする行為は単に書類をスキャンするだけではなく、システムへの入力、入力データの確認、タイムスタンプの付与、データの登録・保存まで含まれます。

一定の要件のうち主なものとして、タイムスタンプの付与があります。書類をスキャナで読み取り入力する際に正しくスキャンされたことを示すため、電磁的記録の記録事項としてタイムスタンプを付す必要があります。

また、検索機能の確保も要件となり、取引年月日・取引金額・取引先を検索条件として設定できること、日付又は取引金額についてその範囲を指定して条件を設定できること、２つ以上の任意の項目を組み合わせて条件を設定することができるなどの検索ができることが求められます。

さらに、バージョン管理も要件となります。訂正・削除を行った場合にその事実及び内容を確認することができる、もしくは、訂正・削除を行うことができないことのいずれかを満たすシステムであることが要件となります。

タイムスタンプ付与、検索機能の確保やバージョン管理などの要件を満たす会計システムの導入を検討することが必要になってくると思われます。

繰り返しとなりますが、③で記述した電子取引で受領した電子データを紙で出力しスキャン保存しても電子帳簿保存法の要件を満たすことは出来ないためご留意ください。

3．電子データ保存の留意点

電子データの保存は電子データの受領者のみならず、交付者にも義務化されていますので留意しなければなりません。

エクセルやワードなどで作成した請求書等をいったんプリントアウトし社印を押印してＰＤＦ化したデータを取引先に送信した場合には、そのＰＤＦデータを保存する必要があります。

他方、ＰＤＦデータの元データとなるエクセルやワードなどで作成した請求書等は相手方に交付するＰＤＦデータを作成する過程のデータに過ぎないため、保存義務の対象とはなりません。

また、実務では、いったんエクセルやワードなどで作成した請求書等をメールで取引先に交付し、取引先で内容確認をしたあとに、請求書等を紙で打ち出し、社印押印後に紙の請求書を郵送することもありますが、電子データと紙の両方を取引先に交付した場合に保存する文書はどうなるのでしょうか。

こちらは、原本がどちらかの文書かで判断することとなり、両方の文書を保存する義務はありません。

はじめに交付したエクセルやワードなどで作成した請求書等が原本ということであれば、そのＰＤＦデータの保管が必要となります。

一方、紙の請求書を原本とすると、はじめに交付したエクセルやワードなどで作成した請求書等は内容確認のための副本にすぎないため、保管義務は生じず、原本となる紙の請求書等の写しの保管が必要となります。

文：庄村裕（ビズサプリパートナー 公認会計士）
株式会社ビズサプリ メルマガバックナンバー（vol.147 2022.1.27）より転載