管理職が知っておくべき、仕事の配分（後編）

管理職に求められる役割の一つとして、仕事の配分があります。前編では、組織の業務の約8割は新人や非熟練者でも対応できるルーティンワークで構成されている一方、管理職・リーダーが担うべき業務は全体の8％に過ぎないものの、方針策定や評価、承認といった組織にとって致命的な影響を持つ重要な業務であることをお伝えしました。

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・管理職が知っておくべき仕事の配分（前編）

非熟練者に回す仕事を洗い出し、マニュアルを作る

組織の成果を最大にするためには、非熟練者でもできるような通常業務に管理職やベテランのリソースを使ってはいけません。８割の業務は非熟練者に回せると心得て、仕事の配分を決めましょう。そのためにまず管理職・リーダーがやるべき仕事は、中堅・ベテラン層からヒアリングをして個々の業務やタスクを整理し、非熟練者に回す仕事を徹底的に洗い出すことです。

また、誰にでも業務を行えるようルールを策定したり、マニュアルを準備することで、業務品質の向上やスピードアップにつながり、非熟練者でも不安なく、前向きに行動することができます。以下に使いやすい業務マニュアルのポイントを列記しましたので、参考になさってください。

【使いやすい業務マニュアルの６つのポイント】
①仕事の全体像が俯瞰（ふかん）できる
②考え方の軸（仕事の判断基準）が示されている
③到達目標が数値や明白な行動レベルで示されている
④実務の確認点が「チェックリスト」で示されている
⑤用語の意味、ノウハウ・コツなども記載されている
⑥クレーム・トラブルなどが「見える化」されている

非熟練者をねぎらう言葉がけと、心理的安全性の高い職場づくり

具体的な業務の指示や日々のフォローは中堅～ベテラン層が行いますが、「新人の〇〇さんは仕事を覚えるのが早い」といった報告を受けた時や、現場で頑張っているアルバイト社員の姿を見かけた時には、管理職・リーダーからも直接ほめ言葉やねぎらいの言葉をかけましょう！

また、誰もが安心して働けるよう、管理者・リーダーが率先して職場の心理的安全性を高めることも大切です。以下４つのポイントを押さえ、取り組みを実践しましょう。

【心理的安全性を高める４つのポイント】
①コミュニケーションが円滑な明るい職場にする
②ハラスメントを許さない環境・風土をつくる
③失敗が許容されチャレンジできる居場所をつくる
④チームの方針、メンバーへの役割期待を明確にする

８割もの業務を任せる非熟練者の自発的な貢献意欲を引き出し、彼らのパフォーマンスを最大限引き上げることができれば、必然的に組織全体として得られる成果も大きくなります。

変化に強い組織をつくり、持続的に成長する

上記の通り、業務の適切な配分を知り、非熟練者でもできる仕事を増やすことは、組織の成果の最大化につながります。仕事の属人化を防ぎ、組織的な対応ができるようにもなるので、メンバーが急に異動になったり、長期休暇を取ったりすることになっても安心です。

どんな変化にも強い組織をつくり、持続的な成長につなげることこそ、管理職・リーダーが真に果たすべき役割と言えます。

株式会社インソース　より

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