Dropbox でマーケティングを担当する植山周志氏が表計算ソフト「Excel(エクセル)」のビジネスへの活用術を伝授する。後編では、作業を効率的に行い、ミスを回避するためのノウハウについて解説する。(前回の記事はこちら

文字を色分け

ーーエクセルで作業するときに気をつける点はありますか。

 シートをつくる際、入力ミス等の間違いを減らすため、文字を色分けすると便利です。

<文字の色分けの例>

 このように色分けしておくと、後で作業・見直しするときにどこに数字を入力すればよいか一目瞭然です。計算して数字を出している箇所に間違って数字を直接入力してしまい、元の計算式を消してしまうーーというミスを回避することができます。ほかの人に引き継ぐときにも親切でしょう。

セル内計算式に直接数値入力しない

ーーなるほど確かに色分けしたら、ミスが減るし、見た目も黒ばかりよりは見やすくなりそうですね。

 もう1つ、ミスを減らすコツとして、セル内の計算式に直接数値を入力しないことがあります。例えば、残高100円を年利3%で運用するといくらになるかを計算する際、1つのセル内に×(1+0.03)の数式を入れるのは避けましょう。入力ミスをしていても気づきにくくなりますし、もし利率を変更したい場合にどのセルの数字を変えたらよいか判別が難しくなります。

 これを回避するには利率を入力する別のセルを設けて、そのセルを参照する形で計算させるのがよいです。入力ミスを減らせるだけでなく、利率を変更するときも、どのセルの数字を変えればよいか一目瞭然です。

<悪い例>

<良い例>