Dropbox 社員が伝授するエクセル活用術（下）ミスを減らすコツ

　Dropbox でマーケティングを担当する植山周志氏が表計算ソフト「Excel（エクセル）」のビジネスへの活用術を伝授する。後編では、作業を効率的に行い、ミスを回避するためのノウハウについて解説する。（前回の記事はこちら）

文字を色分け

ーーエクセルで作業するときに気をつける点はありますか。

　シートをつくる際、入力ミス等の間違いを減らすため、文字を色分けすると便利です。

＜文字の色分けの例＞

　このように色分けしておくと、後で作業・見直しするときにどこに数字を入力すればよいか一目瞭然です。計算して数字を出している箇所に間違って数字を直接入力してしまい、元の計算式を消してしまうーーというミスを回避することができます。ほかの人に引き継ぐときにも親切でしょう。

セル内計算式に直接数値入力しない

ーーなるほど確かに色分けしたら、ミスが減るし、見た目も黒ばかりよりは見やすくなりそうですね。

　もう１つ、ミスを減らすコツとして、セル内の計算式に直接数値を入力しないことがあります。例えば、残高100円を年利３％で運用するといくらになるかを計算する際、１つのセル内に×（１＋0.03）の数式を入れるのは避けましょう。入力ミスをしていても気づきにくくなりますし、もし利率を変更したい場合にどのセルの数字を変えたらよいか判別が難しくなります。

　これを回避するには利率を入力する別のセルを設けて、そのセルを参照する形で計算させるのがよいです。入力ミスを減らせるだけでなく、利率を変更するときも、どのセルの数字を変えればよいか一目瞭然です。

＜悪い例＞

＜良い例＞

計算式内に他シートにまたがった変数を入れない

ーーほかにも気をつけるべき点はありますか。　

　計算式のなかには他シートにまたがった変数を入れないというルールもあります。どの数字を引っ張ってきているか見るのに他シートを見る必要があり、チェックに時間がかかるためです。

　他シートから数字を引っ張ってくる際は、まずは値単体を表示させるセルをつくり、そのセルを参照して計算させるのがよいでしょう。

＜悪い例＞

＜良い例＞

　以上のようないくつかのコツをマスターしておけば、わかりやすい計算モデルを速く正確につくることが可能になるでしょう。

エクセルで企画を通せるようになった

――なるほど勉強になりました。そもそも植山さんがエクセルの達人になれたきっかけは何だったのでしょうか？

　昔、ビジネススクールに通っていたとき、会計やファイナンスの勉強にエクセルが必要でした。外資系投資銀行で働いている同級生にエクセルの使い方を個人的に教えてもらい、その内容をまとめた資料をつくって学内で教え始めると好評だったのがきっかけです。その後、外部でも受講生を集めてセミナーを開くようになりました。

――エクセルを学んでよかったことはありますか。

　自分のやりたい企画をほぼ社内で通せるようになったことです。投資をしたらどれくらいリターンがあるのか、数字を根拠に示しながら説明することができます。あまりよくない数字の場合も隠すのではなく、リスクも説明したうえでどういう対策を講じるのか、定性的な面も議論していくのが大切です。このようにエクセルを上手に活用することによって企画を通しやすくなります。

ーーエクセルをマスターすれば、「仕事ができる人」に近づくということですね。本格的に勉強したい人は植山さんの著書を一度手に取ってみてはいかがでしょうか？

取材・文：M&A Online編集部