第2回 改正により企業が直面する実務上の悩み

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中野 真氏

渥美坂井法律事務所・外国法共同事業
パートナー弁護士

2011年から東京弁護士会公益通報者保護特別委員会に参画し、公益通報者保護制度の調査・研究、通報者支援、外部窓口対応などを行う。2015年10月から公益通報者保護法を所管する消費者庁に5年半在籍。公益通報者保護制度の企画立案に携わり、公益通報者保護法の一部を改正する法律案(2020年閣議決定)の立案や、同法に基づく事業者の義務の内容を定める指針案(2021年取りまとめ)の立案などを担当。現在は事業者から公益通報対応業務従事者として指定され、毎月概ね100件を超える新規の通報・相談の分析などを行う。

亀井 将博

デロイト トーマツ リスクアドバイザリー株式会社
シニアマネジャー

内部通報制度関連業務およびソーシャルメディアコンサルタント業務に従事。ISO/TC309 37002(Whistleblowing)日本代表兼国内委員会委員、元内閣府消費者委員会公益通報者保護専門調査会委員。金融機関、自動車関連、製造業、製薬業、保険業、食品製造業、サービス業など業種業態規模を問わず内部通報の外部窓口サービスの提供、および内部通報制度構築を支援。公益通報者保護専門委員会に参画。改正法案作成のために調査を行った。

国内外の内部通報制度の状況

――企業の内部通報制度の現状について、教えてください。

2016年度内部通報制度の導入状況
出所:消費者庁、平成28年度民間事業者における内部通報制度の実態調査報告書よりデロイト トーマツ ファイナンシャルアドバイザリー合同会社作成

中野

このグラフは、民間事業者の内部通報制度の導入状況を示したものですが、数字は少し古いものであり、2016年度に行われた調査により判明した数字です。改正法では従業員数301人以上の事業者には内部通報制度を含む内部公益通報対応体制の整備などが法的に義務付けられており、それ以外の事業者にも努力義務が課されています(*1)。そのため、改正法が施行された現時点においては、内部通報制度を導入している事業者の割合はより高くなっていることが予想されます。

*1:公益通報者保護法11条1項~3項

亀井

デロイト トーマツ グループによる外部窓口設置状況の2021年版調査では、外部窓口を用意していない企業は17.3%でした。つまり8割以上の企業が外部にも窓口を持っていることになります。外部窓口の担当者については、一番多いのが顧問弁護士で49.8%、顧問弁護士以外の法律事務所が17.3%、デロイト トーマツ グループのような専門の受付事業者が17.6%、そして顧問弁護士と専門受付事業者などの組み合わせが9.7%となりました。現状では、通報体制がない企業、内部窓口のみの企業は少ないということになります。

中野

海外拠点のある企業において、国外の従業員からの通報を受け付ける際に一番の問題となるのが外国語対応です。多言語対応のために窓口を外部に委託している企業もあります。

情報を国外に持ち出すことについて規制がある国に拠点を設けている企業の場合、当該拠点で通報を受け付けて、現地で調査を完結させるケースもあります。なお、消費者庁が2022年6月に示したQ&Aでは、日本国外に内部公益通報の受付窓口を設置する場合は、当該国外の窓口の担当者を公益通報対応業務従事者として指定することや、範囲外共有の防止措置を取ることなどが必要とされています。

通報件数についての考え方

――ほとんどの企業が内部通報制度を持っていることがわかりましたが、制度はあっても通報が少ない企業もあると聞きます。この点はどのように評価されていますか。

亀井

内部通報制度に対しては、通報件数が多いことを良しとする考え方があります。しかし、個人の被害軽減を主張する通報件数が多くなると実務に支障をきたしはじめます。そこで通報者自身が被害者という通報は他の制度で対応し、外部のステークホルダーが被害を受けているもののみを、内部通報制度で受け付けるように整理して通報件数を減らすことができれば、実務的に対応しやすくなると考えています。

中野

ご指摘の通り、通報の件数が多すぎても問題であるという見方もありますが、通報制度が機能していることを従業員に示すためには、ある程度の規模の通報件数があることと、それに対応している実績を示すことが重要だと考えています。そして、通報件数を増やすためには、通報をしやすい状況を作ることが重要です。

亀井

通報しやすい状況を作ることは大事だと思いますが、不正の発見を通報制度に依存することは誤りだと思います。なぜなら内部通報制度は抑止力であるべきだからです。この考え方についての意見をお聞かせいただきたいです。

中野

仰る通り、通報制度の機能は、不正行為の抑止という点にもあります。不正行為が抑止される状況を作るためには、職場の中で社員などから提言された問題点に上長が対応しなければ、直ちに内部通報制度が利用され、問題が発覚してしまうという環境が必要です。こうした環境を醸成するためには、社員などに対し内部通報制度がちゃんと使われているということを示すことが前提として必要であり、そのためには、社員等に対し、通報件数が多いことを示すことが重要になります。

亀井

おそらく抑止力として有効になるには通報の件数よりも、受けた通報の顛末が公開されていることやコンプライアンスアンケート調査などの他の活動の浸透が、より大きな力になると思います。通報内容を公開するという姿勢やコンプライアンスに対する従業員の意識を知ろうとする姿勢が、この会社はコンプライアンスに本気で取り組もうとしていることを示すことにもなりそうです。

ハラスメント相談窓口担当者への従事者指定の要否

――通報窓口とハラスメント相談窓口を分けて設置している企業も多いと思いますが、この場合、ハラスメント相談窓口の担当者も従事者(公益通報対応業務従事者)として指定する必要があるのでしょうか。

中野

ハラスメント相談窓口の担当者を従事者として指定(*2)する必要があるかどうかは、よく問題となるところです。結論としては、ハラスメント相談窓口であっても、指針(*3)が定める「内部公益通報受付窓口」と法的に評価できる場合には、その担当者を従事者として指定をする必要があります(*4)。

*2:公益通報者保護法11条1項。
*3:公益通報者保護法第11条第1項及び第2項の規定に基づき事業者がとるべき措置に関して、その適切かつ有効な実施を図るために必要な指針、令和3年8月20日内閣府告示第118号
*4:指針の解説、p5

亀井

内部通報は企業が運営しているハラスメント相談窓口などに被るようになってきました。これは実務的に大きな悩みで、今までのハラスメント相談窓口担当者も従事者にしなければならず、今まで通りの活動ができなくなります。また従事者は刑事罰などのリスクが発生しますが、ほとんどの日本企業は従事者に手当を出していません。ですので、従事者にはリスクがあるだけの不利な職務となってしまいました。ただ、改正されて従事者のやるべきことがはっきりしたことは非常に良いと思います。

中野

消費者庁の見解では、ハラスメント相談窓口を公益通報受付窓口にしないためには、通報者が窓口の違いを明確に認識、理解できることが必要とされています。例えばハラスメント相談窓口と公益通報受付窓口が同じではないことを利用者に対して明確に示すことや、内部公益通報受付窓口と誤解して通報してきた通報者に対して、適切な窓口への案内をすることが求められています。

亀井

その内容を、事業者側の観点で補足すると、体制を整備することの義務化により、かなり体制が整備されました。さらに規程の作成も法の求めるところとなったので、規程を見直す企業が増えました。そのための体制やルールの整備という点で、公益通報者保護法の第11条がとても良い役割を果たしているように感じます。

経営層からの独立性の確保のあり方

――指針では経営層からの独立性の確保についても求められていますが、独立性を確保することは難しいという意見も聞きます。この点についての考えをお聞かせください。

亀井

通報を受けたとき、組織の上位層が関与しているかどうかはわかりません。独立性を確保(*5)しようとする場合、通報の初報段階から監査役にも共有することによって、通報を隠蔽することは外見上できなくなります。ですが、内部通報は件数が多ければよし、とする内部通報制度の全ての通報を監査役に報告すると、膨大な量の報告件数となってしまい、非常に負担がかかってしまいます。全ての通報を監査役に共有することは現実的でないので、独立性の確保は非常に難しいと考えられます。そのためにも内部通報制度は公益被害に的を絞って件数を合理的に少なくする必要があると考えます。

*5:指針本文第4.1(2)

中野

前提として、指針の解説(*6)でも指摘されている通り、事業者がとるべき措置の具体的な内容は、社会背景、事業者の規模などの諸事情によって異なります(*7)。そのため、独立性を確保するためにどのような措置が適切であるかも、諸事情により異なり、措置をとる事業者自身において検討することが必要となるものですが、独立性を確保するための方策の1つとして外部窓口を活用することが挙げられます。

単に外部窓口を設けるというだけではなく、外部窓口に一定の権限を持たせ、役員不正に関する通報を受け付けた際に、外部窓口がある程度自律的に対応できる仕組みを設けることによって、執行部門からの独立性を確保することができる場合が多いと考えています。

*6:消費者庁、公益通報者保護法に基づく指針(令和3年内閣府告示第118号)の解説、令和3年10月
*7:指針の解説、p2

法改正を内部通報制度強化の引き金に

――法改正が企業へもたらすメリットやデメリットはどのような点にあるのでしょうか。

中野

改正が企業にもたらしたメリットとして、元々この通報制度への理解に前向きな担当の方がいる企業において、法改正という外圧をうまく利用することで、実効的な内部通報制度の整備をするための社内調整の後押しになったという点が挙げられます。公益通報者保護法に沿った体制の整備および運用が法律上義務付けられたので、社内では予算や人員の確保がしやすくなったという話も聞いております。こうして予算や人員に裏付けられた実効的な内部通報制度が構築されることにより、企業価値の更なる向上を実現することが期待できます。

デメリットとしては、従事者に守秘義務が課され、違反に対して刑事罰が科されることになり、その点で通報対応の担当者に心理的な負担が増加する場合もあることが挙げられます。一方で、心理的な負担があるということは、それだけ慎重に通報者情報が取り扱われることを意味するので、改正法の意図通りの状況が生じているという見方もできます。

また、こうした守秘義務が課されることによって通報情報の共有に躊躇が生じ、それによって調査が進まない事態が生じ得る懸念もあります。こうした事態を避けるためには、どのような態様の情報の共有が許されて、許されないのかに関する正確な理解を持ち、調査の実効性を損なわないように、適切に情報の共有を行っていくことが必要になります。

第3回 内部通報制度の構築および運用に際しての心構えに続く>>

デロイト トーマツ ファイナンシャルアドバイザリー

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